■導入事例■ 人事申請や社内情報検索をAIチャットボット「Alli」で効率化！従業員満足度も向上【SK D&D様 - 韓国 大手不動産会社】
韓国の大手不動産会社SK D&D様は、社内システムやMicrosoft TeamsとAlliを連携し、有給休暇申請などの各種社内申請、社内情報検索を効率化しました。
SK D&D Co.,Ltd.様は、商業施設・オフィスビル、ホテル、公営住宅など、多岐にわたる事業を展開している韓国の大手総合不動産企業です。最近では、太陽光発電、燃料などの再生可能エネルギーといったエネルギー事業も手掛けています。
従業員の働き方改革が生産性向上に繋がるというモットーにより、業務効率化に注力しています。一方で、システム面が追いつかず課題も多かったといいます。
全社で発生するすべてのデータを管理・分析し、Alチャットボットの活用を高度化する役割を担っている同社のメタスペース本部 マネージャーであるアン・テジンさんにお話を伺いました。
フリーアドレス導入や申請プロセス自動化を進めたが、システム側の制約がボトルネックに
SK D&D様は、各分野のスペシャリストが仕事に集中できる環境作りに力を入れており、2019年から職場のフリーアドレス化や、有給休暇の申請・承認プロセスの自動化を進めていました。
社員が個々に机を持たず、アプリから席を予約して利用する仕組みです。二日連続同じ席に座るのはルールで禁止しています。
オフィス空間は、コンセプト（ライブラリー、ホーム、ファクトリー、グリーンハウスなど）によって6つに分かれています。
同僚や同じ部署のメンバーを探す場合、社内システムで座席を検索したり勤務状況を確認するのですが、情報に辿り着くまで手間の掛かるフローとなっていました。
また、有給休暇の申請においても、手続きできる端末が会社PCに限定されていたため、急ぎの場合でも後日手続きを行わなければなりませんでした。
業務システムに関する情報など、社内情報のドキュメント管理も課題
また、社内システムに関する情報の大多数をナレッジベース型で管理していましたが、各ドキュメントを人がマニュアルに沿って作成し、一つ一つアップデートを行う必要があたっため、管理側も運用が負担となっていました。
その結果、中には古い情報が更新されないまま保管されていることもありました。
Teamsや社内システムをAlliとAPI連携し、予約や申請もモバイル端末からチャットボットで実現できるように！
これらの課題を解消するために、解決策としてAllganizeのAIチャットボット「Alli」を選び、AllganizeとともにMicrosoft Teamsや社内システムとAlliをAPI連携し、シームレスに利用できる環境構築に取り組みました。
利用者がワンクリックで機能を呼び出して使えること、モバイル環境でも問題なく使えることも、重要なポイントです。
また、人事システムのデータベースとAlliをAPI連携することで、ナレッジベースから脱却することができました。利用者が正確な情報を探せるのはもちろん、管理者側の運用も簡単になります。
最終的に、社内問い合わせに自動回答するだけでなく、ナレッジ検索、各種予約や申請まで、Alliで実施できる環境を作り上げました。
SK D&D様がAlliで実現したこと
SK D&D様は、主に以下の3つのことを実現されました。
1．社員食堂のメニュー、フロア別のWiFi情報、インフラ情報など、よくある問い合わせにAlliが自動で回答
2．メンバーの座席検索、勤怠状況などをAlliを通じてリアルタイムで照会
3．Alli経由で有給休暇の申請、 社用車・会議室の予約、従業員検索など、幅広く活用
従業員がよく使う機能をAlliに集約でき、従業員の業務効率化を促進
導入後、Alliには四半期で900件の問い合わせが寄せられるようなり、従業員の約50％以上がAlliを利用していることがわかりました。自動回答機能にとどまらず、機能を拡張したことで使用率がさらに上がっています。
それまで情報を探したり申請する場合、Webやアプリで何回もクリックする必要がありましたが、Alliでは簡単に操作でき、モバイル端末でも簡単にアクセスできる点も従業員から高い評価を受けています。
Alliの業務自動化の拡張性が、思った以上に大きなインパクトを与えました。問い合わせの回答の自動化だけなく、有給休暇の申請、座席検索、会議室の予約など、従業員がよく使う機能をAlliで一元管理できたのが良かったと感じています。
社内システムの運用改善を考えている会社様に伝えたいこと
当社のように、現在、運用されている社内システムをもっと快適に改善できる方法を検討していたり、正確に情報提供できる方法について悩みを抱えている社内システム担当者には、API連携などが直感的かつ簡単に使えて技術的な悩みを解消してくれるAlliをおすすめします。
もしAlliの導入を考えているのであれば、企画段階から今抱えている問題を明確化し、Alliと社内システムを連携させることで改善できる部分を前提に話をすれば、活用幅がさらに広くなると思います。
使用している社内システムとの連携を念頭に置いて構成を進めることで、導入初期の構築にかかる時間が圧倒的に早くなるのではないかと思います。
SK D&D Co.,Ltd. 様
業種：不動産業
所在地：332 Pangyo-ro Bundang-gu Seongnam-si, Gyeonggi 13493
https://www.skdnd.com/
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